Permanence téléphonique : quelles sont les raisons d’opter pour l’externalisation ?

La permanence téléphonique est un service dont une entreprise ne peut se passer. Elle sert à assurer la gestion de tous les appels de la société à des horaires et à des jours bien définis. L’objectif de ce service est d’éviter de laisser le téléphone sonner dans le vide. Tous les appels doivent être traités. Il s’agit d’un atout stratégique et très utile dans différents secteurs d’activité. Sachant qu’il demande une grande disponibilité, d’importantes ressources humaines et techniques, bon nombre de sociétés le confient à des experts.

L’externalisation pour gagner du temps

La mise en place d’une permanence téléphonique en interne est possible. Cependant, l’entreprise doit surtout envisager d’embaucher un ou plusieurs salariés en plus. Dans ce cas, elle doit apporter un changement pour organiser au mieux ce service. Pour cela l’employeur se doit de programmer le recrutement, la formation, le management, la communication et surtout la rémunération.

Ce qui démontre clairement que la mise en place d’ une permanence téléphonique implique clairement des investissements temporels et financiers. Or, cette tâche ne peut pas être confiée aux collaborateurs déjà en place. Pourtant, ils peuvent ne pas avoir la capacité et le temps pour s’occuper d’autres fonctions qui ne leur ont pas été attribuées. En effet, la gestion téléphonique demande des compétences particulières. Cette mission est chronophage et demande beaucoup d’énergie.

Autant se fier à l’externalisation pour gagner du temps. C’est l’assurance de collaborer avec des télésecrétaires spécialisés dans la gestion des appels téléphoniques d’entreprise. Les agents sont opérationnels et disposent des compétences nécessaires pour traiter les appels plus rapidement. Chaque collaborateur et même l’employeur pourront se focaliser plus sur leurs activités.

Faire des économies avec l’externalisation de la permanence téléphonique

Comme mentionné plus haut, lorsqu’un employeur décide d’établir un service dédié à l’accueil téléphonique au sein de son entreprise, il doit établir des ressources financières suffisantes pour une bonne organisation.

Il faut dire que cela coûte cher avec les salaires, les congés payés, les heures supplémentaires, les charges patronales et diverses autres dépenses associées. Là encore, l’entreprise doit consacrer un budget à part pour l’achat de matériel comme le téléphone ou les logiciels, le mobilier, les diverses fournitures et l’achat ou la location d’un bureau. Ces différents éléments peuvent faire grimper les dépenses.

Si l’entreprise ne dispose pas du budget ou ne souhaite pas y investir, l’externalisation de la permanence téléphonique serait donc la solution. L’entreprise sera épargnée de toutes ces charges. Elle profite souvent d’un service clé en main. Souvent, les prestataires de ce type de service appliquent des tarifs proportionnels au nombre d’appels traités. C’est un réel avantage pour les entreprises qui reçoivent au quotidien un grand volume d’appels. Mais il s’agit aussi d’une solution très économique pour les entreprises qui reçoivent un faible nombre d’appels.

Un travail de grande qualité avec un prestataire de confiance

Le téléphone est notamment le moyen de communication le plus utilisé jusqu’à aujourd’hui, surtout dans le domaine commercial. Autant soigner l’accueil téléphonique afin de prendre soin la relation client. De plus, l’image de la société en dépend grandement.

Dans ce cas, opter pour une permanence téléphonique externalisée est un gage de qualité. Les sociétés prestataires sont souvent constituées de téléopérateurs compétents, réactifs et professionnels. Ils ont été formés justement dans le domaine de l’accueil téléphonique. Ils maîtrisent l’écoute et l’attitude à adopter dans différents cas de figure. Ils peuvent répondre aux besoins de l’entreprise quel que soit son domaine d’activité : TPE, grande structure, industrie, artisanat, juridique, médical…

Leur réactivité est au rendez-vous puisque tous les appels seront traités dans les normes. La perte d’appel est bien évitée. Sachant que cette tâche est réalisée par une équipe de plusieurs téléopérateurs, l’entreprise cliente peut s’attendre à un service opérationnel à toute heure. Comme affirmée précédemment, elle peut choisir les jours et les horaires pour bénéficier d’une permanence téléphonique. Le prestataire assure très bien la continuité du service en fonction des besoins de l’entreprise.