Comment faites-vous la comptabilité ? Configurez votre propre administration

La comptabilité est l’une des choses qui se présentent à vous en tant qu’entrepreneur débutant. Car que vous soyez indépendant ou que vous alliez faire des affaires au sein d’une SA, d’une BV ou d’une coopérative : vous êtes obligé de mettre en place une bonne administration financière. Mais par où commencer ? Qu’en est-il de la déclaration de TVA ? Quelles exigences l’administration fiscale fixe-t-elle ? Et pouvez-vous faire la comptabilité vous-même ou est-il préférable de la sous-traiter à un comptable professionnel ?

Qu’est-ce que la comptabilité ?

Afin de commencer votre comptabilité de manière efficace, il est important d’avoir une compréhension claire de ce qu’est réellement la comptabilité. La définition officielle de la comptabilité est : l’enregistrement systématique des faits financiers d’une personne, d’une entreprise ou d’une institution.

Pourtant, votre comptabilité ne se limite pas au traitement des chiffres. Il comprend également l’établissement et l’envoi de devis et de factures, le dépôt des déclarations de revenus et les frais de traitement. Tout comme l’administration des ventes, l’administration des créanciers et l’administration de la trésorerie. Cela en fait une base indispensable pour votre entreprise.

Pourquoi la comptabilité est-elle nécessaire ?

La mise en place d’un système comptable a 2 raisons importantes. La première est qu’une administration à jour vous donne, en tant qu’entrepreneur, une bonne image continue de la situation financière de votre entreprise. Lorsque vous gardez une trace précise de tous les chiffres, cela vous procure une tranquillité d’esprit et une vue d’ensemble. Vous devez faire face aux obligations de l’administration fiscale, car lors d’un contrôle fiscal vous devez pouvoir présenter et justifier l’administration de votre entreprise.

Suivre les coûts et les revenus

Une bonne comptabilité commence par un aperçu clair de tous les coûts et revenus. Ensemble, ils fournissent une vue actualisée de la situation financière de votre entreprise. La première étape de la mise en place de l’administration financière consiste donc à enregistrer le montant d’argent qui entre et sort de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez faire un aperçu de toutes les factures entrantes et sortantes.

Il est important dans la première phase de mise en place d’une administration que vous ouvriez un compte professionnel. Ce n’est pas obligatoire, mais cela vous aide à bien séparer les transactions privées et commerciales dans votre comptabilité.

Les dépenses professionnelles et factures d’achat

Vous devez être en mesure de présenter une facture pour toutes les dépenses professionnelles que vous effectuez pour votre entreprise. Ces facteurs relèvent de la rubrique des factures entrantes et sont également appelées factures d’achat ou factures d’achat.

Pour un bon aperçu global, vous devez garder une trace de tous vos coûts. Conservez toutes les factures d’achat dans un système clair (de préférence numérique), dans lequel vous pourrez les retrouver rapidement.

Recettes et factures sortantes

Les factures sortantes ou factures de vente sont des factures que vous envoyez pour la fourniture de services ou de produits. Veuillez noter que les factures de vente contiennent toujours les informations suivantes :

• Le nom et l’adresse de vous-même et de votre client
• Votre numéro de chambre de commerce
• Votre numéro d’identification à la TVA et le montant de la TVA
• La date de facture et le numéro de facture (la numérotation de vos factures doit être continue)
• Date de livraison
• Les biens ou services que vous fournissez
• Combien de marchandises ou d’heures vous facturez
• Votre numéro de compte bancaire professionnel

C’est une obligation légale que vous envoyez les factures de vente à temps. Les autorités fiscales exigent que vous le fassiez au plus tard le 15 du mois suivant la livraison de votre produit ou service. Bien sûr, une facturation rapide est bénéfique pour les processus commerciaux.

Lorsque le montant est rapidement sur votre compte, vous pouvez payer vos propres factures plus rapidement ou investir dans votre entreprise. De plus, il y a toujours des clients ou des clientes qui paient en retard. Plus tôt vous envoyez une facture à ces clients, plus tôt vous aurez probablement votre argent.

La comptabilité avec le personnel

Employez-vous du personnel ? Ou envisagez-vous d’embaucher du personnel? Ensuite, il y a beaucoup plus à faire lors de la mise en place d’une administration et de la tenue de la comptabilité.

Pensez aux contrats de travail, à l’administration de la paie et à un dossier personnel avec des rapports de performance et des entretiens d’évaluation. C’est ce qu’on appelle aussi l’administration du personnel.

Lors de la mise en place d’une administration du personnel, il est dans tous les cas judicieux de s’adresser à un comptable professionnel.