Qu’est-ce que le MPS ou Managed Print Services ?
Gérer une flotte d’imprimantes et de copieurs n’est pas une tâche aisée. Entre la gestion des consommables et des utilisateurs ainsi que de la maintenance, c’est une tâche complexe et chronophage. C’est là qu’intervient le MPS ou Managed Print Services.
Qu’est-ce que le Managed Print Services ?
Pannes de périphérique, gaspillages de papier et d’encre, problèmes de connexion, erreurs logicielles, etc. Un parc d’impression se heurte à toutes sortes de problèmes que le ou les administrateurs doivent gérer au quotidien. Et si l’on vous proposait de déléguer la gestion de tous ces problèmes à un expert ? C’est le principe du service d’impression géré ou managed print services (MPS).
C’est un ensemble de services proposés par un prestataire externe avec comme objectif de rationaliser et d’améliorer la gestion de l’environnement d’impression. Cela va de la maintenance préventive à la résolution des problèmes en passant par la gestion du workflow documentaire et des consommables. Le tout est géré à distance et en temps réel via un logiciel de gestion de parc d’impression.
Les avantages du service d’impression géré
Faire appel à un fournisseur de MPS procure de multiples avantages pour un propriétaire de parc d’impression.
La gestion centralisée et simplifiée
Plus besoin de vérifier une par une les imprimantes, tout est suivi et contrôlé à partir d’une seule plateforme de gestion centralisée. Les prestataires en MPS utilisent des solutions SaaS, ce qui permet la gestion à distance via internet. Qui plus est, ce type de solution de gestion s’adapte à toutes les tailles de parc d’imprimantes. Via cette externalisation, vous déléguez la gestion des imprimantes à des experts, vous permettant ainsi de vous concentrer sur le cœur de votre métier.
La réduction des coûts liés à l’impression
L’un des principaux intérêts de la gestion déléguée du parc d’imprimantes est de réduire les dépenses. Certes, les coûts directs tels que les fournitures (papiers, cartouches d’encre et toners) et la maintenance sont inévitables. Toutefois, avec une bonne stratégie de rationalisation, vous pouvez limiter les dépenses aux stricts nécessaires. En outre, sachez qu’un parc d’impression possède des coûts cachés, dont les impressions excessives et inutiles.
Grâce à un audit du parc et une bonne stratégie de gestion, vous pouvez économiser énormément sur votre budget d’impression.
L’amélioration de la productivité du parc
Pannes d’imprimante, impressions ratées, manques de cartouches d’encre ou de toner, plusieurs facteurs peuvent ralentir ou interrompre un travail d’impression. Avec un service d’impression géré, vous dites adieu à ce type de problème. Un contrat MPS vous assure un parc d’impression fiable et performant. En réduisant les temps d’arrêt et en optimisant les flux de travail et les processus métiers, vous gagnez du temps et en efficacité. Ce sont là des critères essentiels pour assurer la productivité d’un environnement d’impression.
Le renforcement de la sécurité des données
De tous les types d’équipement d’un système informatique, les appareils d’impression sont les plus vulnérables en matière de cybersécurité. Un pilote d’imprimante obsolète, un protocole non sécurisé, un mot de passe inchangé, les failles de sécurité qu’un hacker peut exploiter sont multiples. Pour éviter que les données traitées et stockées sur vos imprimantes ne tombent entre de mauvaises mains, renforcez la sécurité. Avec l’aide d’un expert MPS, vous disposez d’outils de sécurisation et de maintenance type GMAO.
La réduction de l’impact environnemental
Aujourd’hui, plus que jamais, le respect de l’environnement est devenu une préoccupation mondiale qui touche tous les secteurs d’activité. Les parcs d’impression ne dérogent pas à la règle. Plusieurs lois et règlements sont mis en place, partout dans le monde, pour inciter à une activité d’impression écoresponsable. L’objectif étant de réduire l’empreinte carbone en adoptant un processus d’impression respectant l’environnement. En collaborant avec un expert en managed print services, vous garantissez le respect des normes en vigueur.
À qui s’adressent les prestations de MPS ?
Ce type de service d’impression s’adresse à tous les professionnels qui souhaitent maîtriser leur infrastructure d’impression. Les prestations de Managed Print Services (MPS) s’adressent donc à une large gamme de structures, quelle que soit la taille ou le secteur d’activité.
Les principales cibles étant les administrations publiques et les entreprises privées (grands comptes) qui gèrent de gros volumes de documents imprimés. Dans le secteur public, on cite les établissements d’enseignement (écoles, universités et centres de formation) et les hôpitaux. Pour les entreprises privées, on cite ceux dans les secteurs de la vente et du commerce ainsi que ceux dans les secteurs industriels et manufacturiers.