Tout ce que vous devez savoir avant d’organiser vos événement
Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez que tout ne se passe pas comme prévu et que vous devez relever différents défis. Organiser un événement n’est pas facile. Mais je peux identifier quelques points clés que vous devez garder à l’esprit pour que tout se passe bien.
Définir l’objectif et le format
Cela peut sembler évident, mais cela vaut la peine d’avoir une approche critique de la question. Précisez au maximum vos objectifs : vous souhaitez transmettre votre savoir aux participants, exprimer votre gratitude à vos partenaires, récolter des fonds pour un projet ou procurer un plaisir esthétique à vos invités ? Le format de l’événement dépendra de la réponse : son concept, l’heure et la durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, l’aménagement de la salle, la restauration et la sonorisation.
Accorder d’attention à la planification
Créez un document accessible à toute l’équipe, où chaque membre peut voir les tâches de chacun et la vue d’ensemble. Commencez par préparer une liste des principales tâches, puis détaillez-les le plus en détail possible sous la forme d’étapes spécifiques à accomplir. Il est important de préciser la durée de la tâche dans le plan : le temps qu’il faut pour terminer la tâche. Il est souvent sous-estimé et les préparatifs sont plus lents que prévu.
Écrivez votre budget pour tenir compte de l’imprévisible
Passez en revue les listes de tâches et incluez-les dans votre budget. Les réserves valent également la peine d’être prises en compte dans des situations imprévisibles. Par exemple, il y a eu un incident à mon travail où il a plu le jour d’un événement extérieur. Nous avons dû changer d’emplacement immédiatement et transporter tout l’équipement et le mobilier. Mieux vaut anticiper et se préparer financièrement.
Vérifiez le lieu dont vous voulez célébrer l’ événement et faites un plan B
Inspectez toujours le site en personne dès la phase de sélection. Dans les moments les plus inattendus, la climatisation dans le hall peut ne pas fonctionner correctement et il peut ne pas y avoir de toilettes pour handicapés. Veuillez donc vérifier ces questions à l’avance.
Une fois, j’ai eu une réunion de 50 personnes et une heure après l’événement, le propriétaire de l’espace a demandé à quitter les lieux sans aucune explication. Finalement, nous avons passé une heure à nous entraîner avec les participants dans un parc voisin jusqu’à ce que nous trouvions un nouvel espace. Vous pourriez penser que cela ne vous arrivera pas, mais il vaut mieux avoir un plan B. Pour vous aider à mieux trouver l’endroit parfait ,nous vous recommandons de consulter cette page pour plus d’informations sur nos logiciel annonces locatifs.
Inspection finale 24 heures avant l’événement
Assurez-vous d’avoir informé les participants sur la façon de s’y rendre, d’avoir invité tous les VIP et de préparer les documents imprimés et le contenu audio et vidéo. Vérifiez que chacun comprend ses tâches et ses responsabilités et que l’espace est prêt. Pour ce faire, vous pouvez rédiger une liste de contrôle.
Une liste de contrôle similaire peut être faite pour la préparation de l’audit le jour de l’événement : si tout est en place, si tout est en ordre, si tout est à l’heure.
Assurez-vous d’imprimer le plan de l’événement et de donner une copie à chaque membre de l’équipe et bénévole. Donnez également à chacun un numéro de téléphone principal afin qu’ils puissent se contacter en cas d’urgence.